¿Qué es la factura electrónica y quiénes están obligados a utilizarla?

La factura electrónica es un documento digital con el mismo valor legal que una factura en papel. Este tipo de facturación simplifica el proceso de emisión, recepción y almacenamiento de facturas, contribuyendo a una mayor eficiencia y reducción de costes para las empresas.

En España, la facturación electrónica será obligatoria a partir del 1 de julio de 2024 para todas las empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales. Para el resto de empresas y autónomos, la obligación de emitir facturas electrónicas se implementará de manera progresiva, con una fecha límite prevista para 2025. Esta medida se enmarca en la Ley de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal, que busca mejorar la transparencia y el control fiscal.

Emitir una factura electrónica en España es un proceso relativamente sencillo y práctico que se puede realizar en pocos pasos:

• Elegir una plataforma de facturación electrónica: Hay varias opciones en el mercado, tanto gratuitas como de pago. Es importante elegir una que cumpla con los requisitos legales y técnicos establecidos por la Agencia Tributaria.
• Registrar los datos de la empresa: Incluye la información básica como nombre o razón social, NIF, dirección y datos de contacto.
• Ingresar los datos de la factura: Esto incluye la fecha de emisión, el número de factura, los datos del receptor (cliente), una descripción detallada de los productos o servicios prestados, el importe total, y el desglose del IVA.
• Firmar la factura electrónicamente: La firma electrónica garantiza la autenticidad y la integridad del documento. Para ello, se puede utilizar un certificado digital emitido por una entidad de certificación acreditada.
• Enviar la factura al destinatario: La factura se puede enviar por correo electrónico, a través de un portal web, o mediante sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI).

La implementación de la factura electrónica ofrece múltiples beneficios tanto para las empresas como para los clientes y los autónomos:

• Reducción de costes: Eliminar el papel y los gastos de envío postal reduce significativamente los costes operativos.
• Mayor eficiencia: La automatización del proceso de facturación agiliza la emisión y recepción de facturas, reduciendo los tiempos de gestión.
• Mejora en la seguridad y el control: Las facturas electrónicas son más difíciles de falsificar y permiten un mejor seguimiento y control fiscal.
• Contribución al medio ambiente: Al reducir el uso de papel, se contribuye a la sostenibilidad y al cuidado del medio ambiente.